Como matricular vários alunos? - Matrícula em Massa

O que você vai encontrar nesse artigo?

Passos para matricular alunos em massa

1. Escolher o modelo de planilha
   • 1.1 Modelo Simples
   • 1.2 Modelo Avançado
   • 1.3 Modelo Avançado com Senha
   • •  
2. Como preencher a planilha
3. Salvamento correto da planilha
4. Adicionar matrículas na plataforma
5. Como verificar se deu certo
6. Outras considerações

1 - Escolher o modelo de planilha

Há 3 modelos que você pode escolher e preencher, de acordo com o que julgar melhor. São eles descritos abaixo: Modelo Simples, Modelo Avançado, Modelo Avançado com senha.

Você pode baixar os modelos no rodapé desse artigo.

1.1 Modelo Simples

O modelo simples aceita apenas os seguintes dados do aluno: Nome; Sobrenome; ID do Produto e Email.

Você deve criar uma planilha com esses dados, sem cabeçalho. Todos os dados são obrigatórios.

Sua planilha terá uma tabela como essa:

Todos os alunos da planilha receberão um email para definição de senha.

1.2 Modelo Avançado

No modelo avançado, você pode usar um cabeçalho e utilizar outros dados do aluno, inclusive criando previamente uma senha.

Para isso, a planilha deve ter o cabeçalho indicando o nome da coluna. As possibilidades são diversas, podendo preencher, por exemplo, CPF, telefone, RG e Empresa.

Você deve tomar cuidado para inserir o nome correto dos campos. Caso um deles estiver errado, não será possível utilizar a planilha.

Nesse modelo, a ordem das colunas não importam, mas os campos Nome; ID do Produto e Email são obrigatórios.

Neste exemplo a seguir, os usuários serão criados com Nome, Email, CPF, Empresa e Cargo.

1.3 Modelo Avançado com Senha

Neste outro, será feito o mesmo, porém definindo uma senha para o aluno:

Importante: o aluno não receberá um email de notificação com a senha definida na planilha. Caso você utilize o campo "password", o aluno só receberá um email de matrícula, porém não será necessário confirmar a conta. Você deve notificá-lo de forma independente sobre qual a sua senha padrão. Nossa recomendação é utilizar um número conhecido, como o CPF do aluno, como senha padrão e recomendar que o mesmo a troque posteriormente.

2 - Como preencher a planilha

Lembre-se de que o cabeçalho deve estar exatamente como o título dos campos. Veja uma lista de todos os campos disponíveis no Modelo Avançado neste link.

Construindo a planilha

Orientações: O primeiro passo é criar a sua planilha, que será utilizada para conter os dados dos alunos a serem criados/matriculados. São os modelos do tópico 1.

• A ordem das colunas, precisam ser respeitadas de acordo com o modelo.

• É importante não deixar nenhum hiperlink de email.

• Email não pode ter letras maiúsculas, acentos

• Não deixar nenhum espaço em nenhum campo.

• É recomendado utilizar planilhas com no máximo 500 alunos. Caso seja necessário matricular mais alunos, basta fracionar em planilhas diferentes

  • Por exemplo: para matricular 700 alunos, usar uma planilha de 500 alunos, e outra com 200 alunos. 

• O ID do Produto pode ser consultado na URL do produto acessando Loja » Produtos e selecionando o produto desejado), conforme vídeo abaixo:

3 - Salvamento correto da planilha

Orientações:

• Ambos os modelos devem ser salvos no formato:
  • CSV (arquivo separado por vírgula)
  • Salvar com o padrão de caracteres Unicode UTF-8

Essas configurações são feitas de diferentes formas para cada software de planilha. Porém, normalmente é feito ao selecionar "Salvar Como" e escolher o formato.

4 - Adicionar matriculas na plataforma

Acesse dentro do ambiente administrativo da escola o menu Pessoas » Alunos. Dentro deste ambiente clique em Convidar » Em Massa, conforme destacado no print abaixo: 

Um modal se abrirá. Defina um título para a planilha, selecione o arquivo e clique em "Enviar Convites".

5 - Como verificar se deu certo

No caso do Modelo Avançado, uma validação será feita, em caso de erro uma mensagem aparecerá na própria tela informando quais são os campos inválidos.

Após o envio, o sistema fará o processo de matrícula dos alunos, podendo demorar alguns minutos ou mais, dependendo do tamanho da planilha.

Ao final do processo, você receberá um email indicando o sucesso ou falha. Caso o processo seja bem sucedido, receberá um email com o título "Convites realizados com sucesso".

Caso alguma linha esteja com erro na planilha, como um ID de Produto errado por exemplo, o processo será interrompido e você receberá um email informando o número da linha onde houve erro.

6 - Outras considerações

• Os alunos são inseridos como 'ativos' na plataforma
• Expiração do curso: O aluno ganha a disponibilidade no curso de acordo com a configuração em Loja>>Produtos>>Configurações>>Disponibilidade